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コンサートなどイベントを成功するために(企画から宣伝、運営まで)


このページでは、自分たちのようにお金のない団体が、イベントを成功させるために必要なことを、流れに沿って、話していきたいと思います。

フラメンコのイベントをベースに考えていますが、フラメンコ以外のイベントでも参考になるとおもいますし、初めてコンサートを開く人にとっても参考になると思います。

ただ、「成功」といってもいろいろあると思うので、ますは、「成功」について定義しておきましょう。

「成功」といってもイベントの内容、団体の方針などによって、いろいろだと思います。

ここでお話しする「成功」とは・・・

1.ホール代、出演者へのギャラ、宣伝広告費、その他、関わっている人すべてに「最低限のお礼」を差し上げ、自分たちの活動費もまかなうことができる。
2.出演したアーティストもいい演奏ができたと実感し、きていただいたお客様も満足していただく。
3.使用したホールやライブハウスのオーナーも「何かイベントがあれば、一緒にやりたい」と好感をもつ。

これをもって「成功」と定義します。

というわけで、成功したとしても、「ぼろ儲け」はしません。(笑)

それでは、順をおって話していきましょう。

なお、実際にヒラルディージョではイベントのお手伝いもしていますので、そちらを希望される方はイベント・サポート(フラメンコなどの発表会・コンサートのお手伝い)をご覧ください。

1ー1、企画
まず、どのようなイベントをやりたいのか?から始まりです。
方向性やイメージをメンバーなど関係者と共有しておくのは、大事なことです。

ただしこれらの企画を進めていくうえで、無理な計画は、失敗の原因になります。絶対にはずせないことを妥協をするとそれが失敗の原因になります。これだけは肝に銘じてください。

1ー2、責任者について
舞台監督、ステージマネージャーなどなど、名前は色々ですが、ホールとの打ち合わせ、当日の進行などを指示する責任者は必ずおいてください。

ときどきいるのですが、初めてこのようなイベントを企画する方で、その必要性を全く感じず、だれが責任者かだれもわかってない。そんな状況があります。

ホールとの打ち合わせでも、ホールからの質問の意味すら分かってないなど、笑うに笑えないなんてことも・・・

そうなると、ホールの方々、スタッフなども非常に困り、イベントの運営にも支障をきたします。もし、だれもわかる人がいないのであれば、多少のコストがかかってでもどなたかわかる方に舞台監督をお願いして、いろいろと教えてもらってください。

ある程度分かってから、自分たちだけで運営したほうがいいと思います。

2-1、場所と会場
どのような企画をやりたいかによって、開催場所も決まってきます。会場の定員も重要ですが、どのようなジャンルに適しているか、いろいろ特性があるので、見極めましょう。

たとえば、クラシック専用のホールでフラメンコは適しません。無理ではありませんが、トラブルが発生したり、余計な出費がでたりします。

また、会場のレンタル料に何が含まれるのかも重要なことです。
純粋に会場をレンタルするだけの料金なのか?その中に音響、照明スタッフも含まれるのか?

会場をおさえる時期についてですが、会場の予約開始時期にもよりますが、小さなライブであっても、半年前にはおさえて、準備をはじめるのがいいと思います。

2-2、会場について
会場を探したことのある人ならわかると思いますが、立地のいい会場、利用料金の安い会場、土日のいい日程など、いい条件では競争が激しくなかなかおさえることが大変だと思います。

これらすべての条件がそろうとなると宝くじに当たるぐらいの幸運がないと(笑)・・・

ですので、そこにどうしても妥協が入ります。そしてそこが失敗の原因になる場合があります。

おそらく会場の利用については、申込初日に抽選会になることが多いようです。希望する日程が取れなかった場合は、残念ですがあきらめたほうがいいと思います。

もし、いつどこでやっても、必ずきてくれるファンがいたり、予算の心配をする必要がないのであれば別ですが、そうでないなら、会場の立地、日程は妥協しないほうがいいでしょう。

2-3、会場の付帯設備
なるべく予算を抑える上で重要になってくるのが、会場の付帯設備です。

よく会場を押さえてから、イベントをやりたいと相談を受けるのですが、特に古い公会堂などの会場の付帯設備を調べてみると何もない!などということがあります。そうなると必要なものをレンタルする必要があり、レンタル代と運搬代がかかります。

当然、予算も・・・

ですので、会場を決める際、どのような音響機器、照明機器が必要で、それが会場の付帯設備リストに載っているか、事前に調べておくことをお勧めします。

2-4、音響スタッフ、照明スタッフ
クラシックのコンサートであればそれほど問題ありませんが、それ以外のコンサートでは必ず音響スタッフと照明スタッフを用意する必要があります。これについては、ホールによって対応が違います。ホールのスタッフにお願いできる場合もあれば、外部の業者にお願いする場合もあります。

いずれにしても、申し込む前にホールでどの程度対応していただけるか確認をしてから、そのホールを利用するか判断した方がいいでしょう。どのような公演内容かによって、必要な人員は変わって来ますが、なるべく予算を押さえたければ、ホールのスタッフにお願いすることをお勧めします。

ただし、いろいろと注文が多くなる場合は、外部の業者にお願いする必要が出てきます。もちろん予算もそれなりにかかってしまいます。

また、余談ですが、車でしか行けないような場所にあるホールの場合、駐車場を整理するスタッフもこちらで用意しないといけない場合もあります。

3ー1、出演者へのオファー
すでに企画段階で話してはおきますが、会場が決まった段階で、正式なオファーとなります。
この時、出演料の話しとなります。その金額にリハーサル代、交通費など、どこまで含まれるのか、はっきりとさせる必要があります。

あと、忘れがちですが、本番中に写真、録音、映像などを記録する場合、それらををどうするか、話しておいた方がいいと思います。

3ー2、初めての方へ出演内容の確認
初めて出演を依頼する場合、公演の趣旨や内容、ホールの概要、出演者などについては、確実に伝えておく必要があるかと思います。

これらの内容をなんとなく曖昧なままに依頼すると、あとあと行き違いが発生する危険性があります。また言った言わないのトラブルを避けるためにも、メールや書面にのこる形でやり取りするのがいいでしょう。

以前出演をお願いしたアーティストで実際あったことなのですが・・・。コンサートの趣旨、条件などをメールでお伝えし、了承をいただき、チラシ制作時には内容を確認していただき、リハをやったにもかかわらず、1週間前に「いったいどういうコンサートなの?」という、びっくりするような質問を受けたことがあります。

まぁ、これは極端な例かもしれませんが、相手は意外と伝えたはずの内容を把握していません。

4−1、チケット料金と席について
イベント内容、会場、出演者によってきめるものですから、ここではなんともいえませんが、難しい問題ではあります。

ただし入場料の低額化は売り上げのアップにつながらず、収益が悪化するだけです。来て頂ける方は以外と金額を気にしないようです。もちろん高すぎればだめですが・・・

それなりの金額だけど、金額以上に満足していただけるパフォーマンスを提供する。このことが、大事だと思います。

あと、チケットの種類で「当日指定」といのがありますが、ご存知でしょうか?
当日、会場受付で座席を選ぶシステムです。

これは、絶対にお勧めしません。
簡単に考えてください。100名の方が当日座席表を見て選ぶとして、お一人30秒としても50分かかります。

会場が混乱するだけです。チケットは可能なら「指定席」で、無理なら「自由席」となるでしょう。

指定席」については、販売を一本化している場合、問題はないのですが、出演者などにも手売りをお願いする場合、だれにどの席を渡すか、渡したチケットを売り切ってくれるかなどの問題があります。

また、当日受け渡しをあまりに多くすると、当日会場が非常に混乱してしまいます。会場の混乱はなるべく避けるように工夫は必要だと思います。

当面は「全席自由」にして、当日来ていただいた順に入場していただくのが無難だと思います。

4−2、料金と地域性について
経験上、地域や会場によって、来られる方が許容できる金額に違いがあるようです。これは、実際に公演を重ねていく中でみつけていくものですが、まずは地域の情報誌やホールで発行しているイベント情報を参考にするといいかと思います。

どのホールも主催コンサートを定期的に開催しているとおもいますが、そのコンサートの出演者、入場料がおそらく落としどころになるでしょう。

5-1、宣伝
収入のほぼすべてを入場料でまかなう場合、どのように宣伝するかが、最重要課題であるのは、間違いありません。

大きくわけると3つ。
1.通常のチラシ
2.フリーペーパー、専門誌などの印刷物、雑誌などでの告知
3.自分たちのHP、ネット上掲示板、ネット、SNSなど告知や有料宣伝
無限にお金をかけていいわけではありませんが、まったく宣伝しなければ、誰もきません。

ただ、お金をかけて、広告をのせたり、プロのデザイナーにかっこいいチラシを作ってもらっても、集客に直結しないことは、多々あります。

しかし、お金をまったく出さないと、宣伝できる範囲が狭まってしまうのも事実です。いくらまでなら出せるのか、あらかじめラインを引いておくのも一つの手でしょう。

初めのうちは、どこにチラシをおけたり、告知をできたり、わからないかもしれません。

とりあえずは、気にしてみてください。それだけで見つかったりするものです。あとは、ちょっとでも可能性がある限り、お願いをする。これです。

お金を使わずに、頭と体を使いましょう。

5-2、ホールでのチラシ掲載
私の経験上、開催するホールのチラシラックにチラシを配架するのが一番宣伝効果が高いように思います。事実、ホールの受付でチケットを販売すると、チラシを見て購入する場合がかなりあります。

ホールのチラシラックをみている人とは

まず、そのホールのことを知っている、行き方がわかる、コンサートを鑑賞をしている、芸術などにもともと興味がある人の場合が非常高い。

これは、コンサートに来ていただく上でのかなりのハードルをすでにクリアしていることを意味しています。

チラシの配架すらできないホールは、集客にかなり苦戦することが予想されます。このようなホールで開催する場合は、すでにある程度の顧客を獲得してからの方が安全だと思います。

5-3、リピーターについて
イベントを継続して企画していくつもりなら、やはり同じ方にもう一度来てもらう工夫が必要になります。一説によると、新規の顧客にきてもらう宣伝にかかる費用は、既存の顧客に来てもらう費用の5倍かかるとのことです。

「5倍」という数字が確かかどうかはわかりませんが、確かに新規顧客の開拓は、費用も時間も必要とします。

ですので、当日会場では、次回の予定を必ず配布し、それ以外にも定期的にイベント情報を発信することをお勧めします。メールアドレスや住所を積極的に収集するといいでしょう。

ただ、一番重要なのは、また次回も行きたいと思うようなコンサートであることです。っま、当然なのですが・・・。

6ー1、後援
可能であれば、後援はいただいてください。
はじめてイベントを開催する場合、自分たちはまったくの無名な存在です。

そのような時、「○○後援」とあるだけで、イメージがかなり変わります。

また、市など公共機関の後援をいただけると、宣伝なども協力していただける場合があります。

ただ複数は必要ありません。時々、箔付けのためか、目一杯いろんな名義を入れる団体がいますが、何が書いているか見にくいときがあります。そうなると意味はありません。

6ー2、他団体との協力について
自分たちの公演を告知するうえで、自分たちの力だけでは、どうしても限界があります。ですので、他の団体などと積極的に関係作りをしたほうがいいと思います。

例えばホールのスタッフと親しくなると、お互いの公演を告知しあえたり、いままで出来なかった方々への告知が可能になります。

7−1、集客
万が一、チケットの売り上げがかんばしくなく、空席が目立つ場合、「招待客」などで、会場を埋めるたほうがメリットが多いようです。

ただ、無料ですから「招待客」は来られないことが多くありますので、なるべく行きたいという思いの強い方に差し上げるなど工夫が必要です。当然、将来につながる方々に来て頂くのがポイントです。

特にネットやメールで簡単に応募できると、簡単に来ません。以前、某サイトに載せたことがありますが、そのサイト経由で招待した方は一人も来ませんでした。

申込には、ある程度の手間がかかるようにして、それでも申し込みたい人のみに申し込んでもらうようにした方がいいでしょう。

チケットの割引の問題としては、一度味をしめると、二度と「正規料金」で買っていただけないということがあります。

何らかの意図があって安売りをするなら別ですが、集客に失敗したから安くしたとか、中途半端な安売りは逆に自分の首を絞めることになると思います。

7−2、招待客について
まずは来てもらうという無料招待は、スーパーの試食に近いと思います。実際のライブがCDやDVDが違うことについては、実際に感じてもらうのが一番。

その一つの方法として、初めて使う広告に「無料招待」の掲載をする手があります。

たとえばフリーペーパーにはじめて掲載する場合、その媒体に集客効果があるかどうかわかりません。

そこで一度「無料招待」の掲載して、どの程度応募があるか試してみます。もちろんお金がかかってしまいますが、私はこれを必要経費と考えています。

それによって、価値のある宣伝媒体かわかりますし、「無料招待」で来た人が、今度は次回公演のチケットを買ってくれる場合もあります。

中途半端な割引をするより、ずっと効果のあるやりかただと思います。

7−3、無料イベントについて
公演自体を無料にしてしまい、とりあえず来ていただくという方法もあります。また無料のイベントに出演するというのも同じ方向性かと・・・

無料にすると、公演情報をあつかってくれる媒体が増え、確実に多くの方の目に触れます。

新聞のイベント情報に掲載されたり、電車の中吊りにでたり、いろいろなところにチラシを置けたり・・・

これらを通常の宣伝で広告料を払うと、かなり高額になってしまいます。

もちろん公演にかかる費用は自腹になりますが、その公演自体を告知目的と割り切り、その費用全額を宣伝広告費と考えるなら、このやり方はありかと思ています。

当然、「無料公演」だから、来ているという方も多いでしょう。しかし、その中にはこれを機に有料公演に来てくれる人もいます。

ただし、来場された方がその後チケットを購入してくれる客になってくれる可能性はそれほど高くありません。あるデータでは「5%」という数字があります。「100名のうち5名ぐらい」という数字になりますが、こちらの実感としてもそのくらいかとおもいます。

ここで重要なのは、「無料公演」だからこそ多くの方々に来てもらい、来た人が次回の「有料公演」に来てもらえるような仕掛けづくりになります。

8−1、運営
収入(主に入場料)と経費のバランスをどうするか、それを判断するためにも出納帳はもっとも重要です。

出演者の知名度、イベントの面白さ、これまでの経験から、来場者を予測し、全体の経費とのバランスはどうか?この判断が責任者の腕の見せ所です。

間違っても、満員を前提にするべきではありません。

満員にしたのに赤字になるような運営も絶対やってはいけません。これが原因で、崩壊した団体もありました。

8−2、運営上の失敗を予防するために
集客というのはどうしてもみずもので、前回チケットが売り切れたかといって、今回も売り切れるとは言えません。このような実例はいくらでもあります。

前回チケットが売り切れたので、今回は公演回数を増やしたけど、売れなくて赤字になった。

生徒もたくさんいて、人気の踊り手さんが海外からアーティストを呼んでリサイタルを開いたが、会場の3分の1も埋まらなかった。

などなど。

ですので、ある程度入らないことを想定し、もしたくさん入ったときは、出演者へのお礼を増やすなど、何らかの安全策を講じる必要はあると思います。

9、ホール、出演者との打ち合わせ
たいていどこでも、約1ヶ月前にホールとの事前の打ち合わせがあるはずです。当日の成否にかなり関わってくる重要なことですので、しっかりした資料を作りましょう。

最低限必要な資料として、「イベント企画書」「当日の進行表」「関係者全員のタイムスケジュール」は、用意しておきましょう。

打ち合わせ後、必要なことを追記し、資料を作成。出演者と最終打ち合わせをし、当日へのぞみます。

10、当日の進行
当日の成否は、これまでの準備次第といっても過言ではないでしょう。
事前の打ち合わせがしっかりしていると、リハーサルなどの準備も気持ちよくでき、出演者もきもちよく本番にのぞめます。

しっかりとした準備をし、それが、いい演奏につながる。

このことは、お客様に満足していただけるだけでなく、出演者、会場のオーナーや関係者にもいい影響をあたえます。

「イベントを一緒にやる?」と次の仕事をいただけたり、他の話しをまわしてもらえたりもしました。

他の仕事と基本は同じです。

また、当日のタイムスケジュールはゆとりを持って計画してください。全席自由の場合、いい席を確保したくて、お客様が開場時間の1時間前にならぶこともよくあります。その場合どうするのか、事前に想定しておくことをお勧めします。

11、終了後の総括
アンケートをチェックし、これまでのことを思い返し、出納帳をしめ、総括をしてください。それが次回のイベントの糧となります。

12、次回への応用
これらのことを資料としてまとめ、次回イベントを企画する際、見直していきます。この繰り返しが、「成功」への近道となります。

一連の流れはこのような感じです。

ここに載せたのは、今までやってきたこと、必要なことの、ほんの一部に過ぎませんが、はじめてイベントをやる方の参考になればと思っています。

最後に、必ず成功と失敗があります。
自分のしっている東京ドームを満員にしたプロモーターの方でも、別の公演で莫大な赤字をだしたことがあるそうです。
一回ごとのイベントの成功も大事ですが、全部成功は無理だと思ってください。

一年をとおし、失敗も成功もあり、お金については通年で黒字になることを考えるべきであると思います。

それでは、皆様の健闘を!

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